Cloud-Benutzerhandbuch

 

Anmeldung

Geben Sie auf der Anmeldeseite des Cloud-Systems im Feld Benutzername Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort, dass Sie in der E-Mail erhalten haben, im Feld Passwort ein.
Klicken Sie anschließend auf den Button Anmelden, um sich in der Cloud anzumelden.

 

Meine Cloud

 

Ordner

Bei der Anmeldung im System erhalten Sie einen Einblick in „Meine Cloud“, die in zwei Teile unterteilt ist. Im unteren Teil befindet sich eine Ordnerstruktur mit dem Hauptordner. Durch das Auswählen des Symboles „Neuer Ordner“ können Sie einen Unterordner erstellen. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Ordnernamen vergeben können, anschließend wählen Sie die Zugriffsrechte für den Ordner aus: „Admin“ - der Zugang auf den Ordner beschränkt sich nur auf die Administratoren, „Alle“- der Ordner ist für Jeden freigeschaltet und bei „Nur Besitzer“ - ist dieser nur für den Ersteller das Ordners sichtbar.

Anschließend klicken Sie auf „Speichern“, damit der neue Ordner erstellt wird.
Der Ordner befindet sich in der Liste unter Haupt Ordner.

Ordnereinstellungen

Standardmäßig werden nach der Erstellung eines neuen Ordners alle Dateien, die in diesen neuen Ordner hochgeladen werden, nach 30 Tagen gelöscht. Für das Ändern dieses Zeitraumes, das Rechte ändern oder das Löschen dieses Ordners wählen Sie in der Leiste das „Einstellungs-Symbol“ aus.

In den Einstellungen ändern Sie den Löschzeitraum der Dateien. Falls die automatische Dateilöschung nicht erwünscht wird wählen Sie bitte „Immer“ aus. Bei dieser Einstellung werden die Dateien nicht mehr automatisch entfernt.

Außerdem können hier die Rechte für den Ordner (Admin, Alle, Ersteller siehe Punkt „Ordner“ im Benutzerhandbuch) überarbeitet werden. Den Ordner löschen Sie über das Icon „ Ordner löschen“, welches sich links unten in den Einstellungen befindet.

 

Datei Hochladen

Um eine Datei im Cloud-System einzurichten, wählen Sie zunächst im Bereich Ordner den gewünschten "Ordner", in dem die Datei eingerichtet werden soll.

Im oberen Teil des "Meine Cloud-Fensters" befindet sich der Button „Datei Hochladen“. Wenn Sie den Button auswählen, öffnet sich das Fenster um Dateien auszuwählen. Nachdem Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf „Hochladen“. Standardmäßig sind alle Dateien bis zu 30 MB verschlüsselt. Die Verschlüsselung wird bei Dateien, die größer als 30 MB sind, automatisch deaktiviert. Der Dateiname darf keine Sonderzeichen (! + *% $ # ...) enthalten.

Das System erlaubt das Hochladen für die folgenden Datentypen aus Sicherheitsgründen nicht: HTML, EXE, PHP, COM, BAT, BIN (ausführbare Dateien).

Die Dateien werden zum Zeitpunkt der Übertragung verschlüsselt.  Nach Eingang der Datei in der Cloud erhalten Sie die Information "Erfolgreich", somit erscheint die Datei in der Tabelle.

Beim Hochladen einer Datei wird eine ausgehende E-Mail generiert, damit werden die Cloud-Systemadministratoren benachrichtigt, dass eine neue Datei eingerichtet wurde.

Falls dieser Service nicht erwünscht ist, können Sie diesen deaktivieren. Siehe unter Punkt "E-Mail Benachrichtigungen einstellen".

 

Kommentare zur Datei

Einen Kommentar zum Dokument können Sie hinzuzufügen, indem der Dateinamen ausgewählt  wird. Eine weitere Seite wird geöffnet auf der Sie einen Kommentar hinterlassen können.

Um einen Kommentar zu erstellen, geben Sie diesen in das Feld "Kommentar eingeben" ein. Bei dieser Aktion wird eine E-Mail generiert und die Administratoren werden über den neuen Kommentar benachrichtigt.

 

Dateien

Dateien befinden sich jetzt in dem Ordner, den Sie beim Hochladen ausgewählt haben. Um eine Datei zu bearbeiten, sollte ein Haken im Kästchen gesetzt werden. Dadurch werden drei Optionen sichtbar.

Datei herunterladen/Verschieben nach.. / Datei löschen

 

Auf der rechten Seite stehen zwei Spalten:

„Datum“- wann wurde die Datei hochgeladen.

„Aktion“ - ermöglicht den Verlauf von Aktionen der Datei zu verfolgen.

 

Anlage eines neuen Benutzers

Wählen Sie im Menü „Benutzer“ aus, um einen neuen Anwender einzurichten. Auf der Seite „Benutzer“ werden die bereits hinterlegten Personen aufgelistet. Für die Anlage eines neuen Benutzers, wählen Sie „Neuer Benutzer“ aus und folgen dem 2-Schritte-Assistenten zur Benutzererstellung. Füllen Sie das Formular aus und geben Sie den Benutzertyp (Administrator oder Mitarbeiter) an.
Damit der Benutzer gesichert wird gehen Sie auf den Button „Speichern“. Anschließend erhält der neue User eine E-Mail mit einem Link zur Konto-aktivierung und Anmeldung.

E-Mail Benachrichtigung einstellen

Unter „Mein Konto“  können Sie die Einstellungen für Benachrichtigungen überprüfen.

Die Optionen, die Sie wählen können, sind:

  • Alle E-Mails - Erhalten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, sowie die Informationen über neue Dokumente und neue Kommentare
  • Meine Cloud - Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn jemand eine Datei in Ihren Bereich „Meine Cloud“ hinzufügt
  • Neues Dokument - Sie erhalten eine Benachrichtigung, bei Empfang eines neuen Dokumentes
  • Keine E-Mails – Die E-Mail-Benachrichtigung ist deaktiviert

 

Kennwort vergessen

Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben, können Sie ein neues Kennwort generieren, indem Sie auf den Link "Kennwort vergessen?" klicken.
Geben Sie Ihr E-Mail ein und wählen Sie auf "Neues Kennwort anfordern" aus. Ihr neues Kennwort wird generiert und an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

 

Kennwort ändern

Sie können das Kennwort ändern, indem Sie im linken Menü "Mein Konto" die Option "Kennwort ändern" auswählen.

 

Ändern Sie Fotos von Benutzern

Wählen Sie im linken Menü "Mein Konto". Sie können das Foto des Benutzers ändern, indem Sie auf das Foto / Benutzer-Symbol klicken.
Es öffnet sich das Fenster zum Auswählen eines neuen Profilbildes.  Nachdem Sie ein Foto ausgewählt haben, wird das Foto automatisch in das Benutzerprofil übernommen.

 

Abmeldung vom System

Wählen Sie oben rechts die Option „Abmelden“.