Cloud Benutzerhandbuch

Anmeldung
Geben Sie auf der Anmeldeseite des Cloud-Systems im Feld Benutzername Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort, dass Sie in der E-Mail erhalten haben, im Feld Passwort ein. Klicken Sie anschließend auf den Button Anmelden, um sich in der Cloud anzumelden.

Meine Cloud

 
Neuer Ordner
Bei der Anmeldung im System erhalten Sie einen Einblick in „Meine Cloud“, die in zwei Teile unterteilt ist. Im unteren Teil befindet sich eine Ordnerstruktur mit dem Hauptordner. Durch das Auswählen des Symboles „Neuer Ordner“ können Sie einen Unterordner erstellen. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Ordnernamen vergeben können, anschließend wählen Sie die Zugriffsrechte für den Ordner aus: „Admin“ - der Zugang auf den Ordner beschränkt sich nur auf die Administratoren, „Alle“- der Ordner ist für Jeden freigeschaltet und bei „Nur Besitzer“ - ist dieser nur für den Ersteller das Ordners sichtbar.

Anschließend klicken Sie auf "Speichern", damit der neue Ordner erstellt wird.
Der Ordner befindet sich in der Liste unter Haupt Ordner.

Ordnereinstellungen
Standardmäßig werden nach Erstellung eines neuen Ordners alle Dateien, die in diesem neuen Ordner hochgeladen werden, nach 30 Tagen gelöscht. Um den Zeitraum, die Rechte oder das Löschen dieses Ordners zu bestimmen, wählen Sie unter Aktion das Zahnrad „Ordner Eigenschaften“ aus.
Falls die automatische Dateilöschung nicht erwünscht ist, wählen Sie bitte „Immer“ aus. Bei dieser Einstellung werden die Dateien nicht mehr automatisch entfernt. Außerdem können hier die Rechte für den Ordner (Admin/Alle/Ersteller siehe Punkt „Ordner“ im Benutzerhandbuch) überarbeitet werden. Der Ordner wird über das Icon „Ordner löschen“ entfernt, das sich unten links in den Einstellungen befindet.
Um Einstellungen zu speichern, bitte den Button „Speichern“ betätigen.
Datei Hochladen
Um eine Datei im Cloud-System einzurichten, wählen Sie zunächst im Bereich Ordner den gewünschten "Ordner", in dem die Datei eingerichtet werden soll.

Im oberen Teil des "Meine Cloud-Fensters" befindet sich der Button „Datei Hochladen“. Wenn Sie den Button auswählen, öffnet sich das Fenster um Dateien auszuwählen. Nachdem Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf „Hochladen“. Standardmäßig sind alle Dateien bis zu 30 MB verschlüsselt. Die Verschlüsselung wird bei Dateien, die größer als 30 MB sind, automatisch deaktiviert. Der Dateiname darf keine Sonderzeichen (! + *% $ # ...) enthalten.
Das System erlaubt das Hochladen für die folgenden Datentypen aus Sicherheitsgründen nicht: HTML, EXE, PHP, COM, BAT, BIN (ausführbare Dateien).
Die Dateien werden zum Zeitpunkt der Übertragung verschlüsselt.  Nach Eingang der Datei in der Cloud erhalten Sie die Information "Erfolgreich", somit erscheint die Datei in der Tabelle.
Beim Hochladen einer Datei wird eine ausgehende E-Mail generiert, damit werden die Cloud-Systemadministratoren benachrichtigt, dass eine neue Datei eingerichtet wurde.
Falls dieser Service nicht erwünscht ist, können Sie diesen deaktivieren. Siehe unter Punkt "E-Mail Benachrichtigungen einstellen".  
Dateien
Dateien befinden sich jetzt in dem Ordner, den Sie beim Hochladen ausgewählt haben. Um eine Datei zu bearbeiten, sollte ein Haken im Kästchen gesetzt werden. Dadurch werden drei Optionen sichtbar.

Datei herunterladen/Verschieben nach.. / Datei löschen

  Auf der rechten Seite stehen drei Spalten: „Ersteller“- wer die Datei erstellt hat. „Datum“- wann wurde die Datei hochgeladen. „Aktion“ - ermöglicht den Verlauf von Aktionen bzgl. der Datei zu verfolgen.  
Datei Aktionen - Log - Share
Für jede Datei gibt es unter Aktion noch Optionen: Datei Bearbeiten, Log und Share.
Mit „Datei Bearbeiten“ können noch einmal die Rechte für jede einzelne Datei bestimmt werden (d.h. für wem wird die Datei sichtbar sein Admin/Alle/Nur Kanzlei/Nur Ersteller).

Log ist da um die Änderungen bzgl. der Datei zu verfolgen (z.B. wann ist die Datei hochgeladen, wer sie hochgeladen/heruntergeladen hat usw.)

Option Share erlaubt Ihnen eine Datei öffentlich freizuschalten. Bevor Sie das machen bitte Haken unter „Link Share Aktivieren“ setzen.
Kommentare
Einen Kommentar zum Dokument können Sie hinzuzufügen, indem der Dateinamen ausgewählt  wird. Eine weitere Seite wird geöffnet auf der Sie einen Kommentar hinterlassen können. Um einen Kommentar zu erstellen, geben Sie diesen in das Feld "Kommentar eingeben" ein. Bei dieser Aktion wird eine E-Mail generiert und die Administratoren werden über den neuen Kommentar benachrichtigt.  
E-Mail Benachrichtigung einstellen
Unter „Mein Konto“  können Sie die Einstellungen für Benachrichtigungen überprüfen.

Die Optionen, die Sie wählen können, sind:
  • Alle E-Mails - Erhalten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, sowie die Informationen über neue Dokumente und neue Kommentare
  • Meine Cloud - Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn jemand eine Datei in Ihren Bereich „Meine Cloud“ hinzufügt
  • Neues Dokument - Sie erhalten eine Benachrichtigung, bei Empfang eines neuen Dokumentes
  • Keine E-Mails – Die E-Mail-Benachrichtigung ist deaktiviert
 
Kennwort vergessen

Wenn Sie ihr Kennwort vergessen haben, können Sie ein neues Kennwort erhalten, indem Sie auf der Anmeldeseite den Button „Kennwort vergessen“ klicken, wodurch das Fenster mit zwei Optionen geöffnet wird. Sie können einen Bestätigungscode entweder per SMS oder per E-Mail erhalten. Wenn Sie die Option „per SMS“ gewählt haben, geben Sie bitte die richtige Mobiltelefonnummer ein. Nachdem Sie den Bestätigungscode eigegeben haben, klicken Sie auf „Code bestätigen“. Sie werden aufgefordert, Ihr neues Passwort in die Felder "Kennwort auswählen" und "Kennwort bestätigen" einzugeben. Wählen Sie schließlich „Speichern“, um Ihr neues Passwort zu sichern.

 

Kennwort ändern
Sie können das Kennwort ändern, indem Sie im linken Menü "Mein Konto" die Option "Kennwort ändern" auswählen.  
Ändern Sie Fotos von Benutzern
Wählen Sie im linken Menü "Mein Konto". Sie können das Foto des Benutzers ändern, indem Sie auf das Foto / Benutzer-Symbol klicken. Es öffnet sich das Fenster zum Auswählen eines neuen Profilbildes.  Nachdem Sie ein Foto ausgewählt haben, wird das Foto automatisch in das Benutzerprofil übernommen.  
Abmeldung vom System
Wählen Sie oben rechts die Option „Abmelden“.