CLOUD-BENUTZERHANDBUCH

Aktivierung des Kontos
Wir freuen uns, Sie in der Cloud begrüßen zu dürfen!

Bitte tragen Sie folgende Informationen ein um Ihr Konto zu aktivieren.

Geben Sie Ihre Handynummer in das Feld ein, die Sie für die Überprüfung verwenden möchten und tragen Sie diese Handynummer wieder im zweiten Feld ein. Sie erhalten eine Nachricht mit dem Aktivierungscode. Wenn Sie Probleme mit der Nachricht haben, können Sie den Aktivierungscode per E-Mail anfordern dann erhalten Sie eine E-Mail mit dem Aktivierungscode.

Falls Sie keine E-Mail bekommen haben, warten Sie bitte ein wenig, und überprüfen Sie ggf. den Spam-Ordner. Wenn Sie immer noch keine E-Mail erhalten, bitte wiederholen Sie das noch einmal.

Nachdem Sie den Code erhalten und eingegeben haben, geben Sie bitte Ihr gewünschtes Kennwort ein und wiederholen Sie das Kennwort. Klicken Sie auf „Konto aktivieren“. Sie erhalten eine Nachricht, dass das Konto aktiviert ist, und klicken Sie dann auf „Cloud“.

Sie werden zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort eingeben müssen. Dann klicken Sie auf „Anmelden“. Damit haben Sie sich erfolgreich angemeldet.
Anmeldung

Geben Sie auf der Anmeldeseite des Cloud-Systems im Feld Benutzername Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort, dass Sie in der E-Mail erhalten haben, im Feld Kennwort ein.
Klicken Sie anschließend auf den Button Anmelden, um sich in der Cloud anzumelden.

 

 

CLOUD DASHBOARD

 

Dashboard

Dashboard ist die Hauptseite im Cloud-System. Diese Seite besteht aus 3 Blöcken:
-Kundeliste –die Liste ihrer Favorit-Kunden erstellen Sie, indem Sie die Kunden Cloud-Seite markieren
-Letzte 10 Dateien-Kurzübersicht der letzten 10 Dateien
-Dateifreigabe –Liste der Dateien, die freigegeben werden müssen.

 

Neuer Ordner

Durch das Auswählen des Symboles „Neuer Ordner“ können Sie einen Unterordner erstellen. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Ordnernamen vergeben können, anschließend wählen Sie die Zugriffsrechte für den Ordner aus: „Administrator“ - der Zugang auf den Ordner beschränkt sich nur auf die Administratoren, „Alle“- der Ordner ist für Jeden freigeschaltet und bei „Ersteller“ - ist dieser nur für den Ersteller das Ordners sichtbar. Oder Sie können auch eine vordefinierte Benutzergruppe auswählen.

 


Anschließend klicken Sie auf "Speichern", damit der neue Ordner erstellt wird.

Ordnereinstellungen

Standardmäßig werden nach dem Erstellen eines neuen Ordners alle Dateien, die in diesen neuen Ordner hochgeladen werden, nach 30 Tagen gelöscht. Geben Sie die Anzahl der Tage unter Ordner Eigenschaften ein, um den Zeitraum, die Rechte oder das Löschen dieses Ordners zu bestimmen.

 

Wenn das automatische Löschen von Dateien nicht gewünscht ist, geben Sie bitte "0" ein. Mit dieser Einstellung werden die Dateien nicht mehr automatisch entfernt.
Außerdem können hier die Rechte für den Ordner (Administrator/Alle/Ersteller oder Benutzergruppe - siehe Punkt Ordner im Benutzerhandbuch) überarbeitet werden. Der Ordner wird über das Icon Korb („Löschen“)entfernt, das sich unten links in den Einstellungen befindet.

Um Einstellungen zu speichern, bitte den Button Speichern betätigen.

Datei Hochladen

Um eine Datei im Cloud-System einzurichten, wählen Sie zunächst im Bereich Ordner den gewünschten "Ordner", in dem die Datei eingerichtet werden soll.

 

 

Im oberen Teil des Fensters befindet sich der Button „Hochladen“. Wenn Sie den Button auswählen, öffnet sich das Fenster um Dateien auszuwählen. Nachdem Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf „Hochladen Starten“. Standardmäßig sind alle Dateien bis zu 30 MB verschlüsselt. Die Verschlüsselung wird bei Dateien, die größer als 30 MB sind, automatisch deaktiviert. Der Dateiname darf keine Sonderzeichen (! + *% $ # ...) enthalten.

Das System erlaubt das Hochladen für die folgenden Datentypen aus Sicherheitsgründen nicht: HTML, EXE, PHP, COM, BAT, BIN (ausführbare Dateien).

 

 

Die Dateien werden zum Zeitpunkt der Übertragung verschlüsselt.  Nach Eingang der Datei in der Cloud erhalten Sie die Information "Erfolgreich", somit erscheint die Datei in der Tabelle.Beim Hochladen einer Datei wird eine ausgehende E-Mail generiert, damit werden die Cloud-Systemadministratoren benachrichtigt, dass eine neue Datei eingerichtet wurde.

 

Falls dieser Service nicht erwünscht ist, können Sie diesen deaktivieren. Siehe unter Punkt "E-Mail Benachrichtigungen einstellen".

 

Dateien

Dateien befinden sich jetzt in dem Ordner, den Sie beim Hochladen ausgewählt haben.

Um eine Datei zu bearbeiten, sollte ein Haken im Kästchen gesetzt werden. Dadurch werden drei Optionen sichtbar.

 

 

Herunterladen / Verschieben nach.../ Löschen

 

 

Auf der rechten Seite stehen drei Spalten:

 

 

„Bearbeiten“ - können Sie die Rechte für bestimmte Dateien auswählen.
„Log“- Protokolldatei mit Informationen zum Dateizugriff
„Share“ - Option zum Erstellen eines Freigabe-Links

 

Datei Bearbeiten - Log - Share

Für jede Datei gibt es unter Aktion noch Optionen: Bearbeiten, Log und Share.

 

 

Mit „Bearbeiten“ können noch einmal die Rechte für jede einzelne Datei bestimmt werden (d.h. für wem wird die Datei sichtbar sein Administrator/Alle/Ersteller oder Benutzergruppe).

Log ist da um die Änderungen bzgl. der Datei zu verfolgen (z.B. wann ist die Datei hochgeladen, wer sie hochgeladen/heruntergeladen hat usw.)

Option Share erlaubt Ihnen eine Datei öffentlich freizuschalten. Bevor Sie das machen bitte Haken unter „Link Share Aktivieren“ setzen.

 

Rechtehierarchi

Nachfolgend finden Sie eine grafische Darstellung der Rechtehierarchi in der Cloud. Dies teilt sich generell in 2 Bereiche auf:

1. Interner Bereich

2. Externer Bereich

Der Administrator hat Rechte zum Anlegen von Kunden/Mitarbeitern/Mandanten, sowohl Intern als auch extern.

Intern, ist dem Administrator, der Standortadministrator unterstellt (sofern mehrere Firmenstandorte), dieser hat nur die Rechte für Änderungen im jeweiligen Standort.

Extern sind Ihrem Administrator die jeweiligen Kundenadministratoren unterstellt, dieser haben die nötigen Rechte innerhalb der Kanzlei/Firma Änderungen vorzunehmen.

Dokumentenfreigabe

Dokumente, die von einem Mitarbeiter in der Cloud angelegt werden, müssen von einem Moderator (= Unteradministrator) oder Administrator freigegeben werden, damit sie vom Kunden / Mandanten empfangen werden können. Nachdem der Mitarbeiter ein Dokument in der Cloud vom Kunden / Mandanten angelegt hat, erhält der Moderator die Information über die Dokumentenfreigabe per E-Mail.

Dokumente, die zur Freigabe bereitgestellt werden, befinden sich unter dem Menüpunkt "Freizugeben".

 

 

Jeder Kunde / Mandant verfügt über eine eigene Tabelle mit den freizugebenden Dateien.

In dieser Liste mit dem Dateinamen, befindet sich eine Spalte "Rechte". In dieser wird die Gruppe ausgewählt. Für die ausgewählte Gruppe wird anschließend die Datei sichtbar. Wenn -Alle- ausgewählt wird, wird für jeden Benutzer die Datei sichtbar. Bei - Administrator- wird die Datei nur für den Kundenadministratoren freigeschaltet. Bei - Nur Ersteller - Datei wird nur dem Ersteller angezeigt. Oder Sie können einige vordefinierte Benutzergruppen auswählen.

 

Nachdem eine Benutzergruppe ausgewählt wurde, muss die Einstellung gespeichert werden, indem die Taste "Speichern" angeklickt wird und anschließend noch einmal bestätigt wird. Nach der Veröffentlichung bzw. Freigabe der Datei erhält die entsprechende Benutzergruppe, der diese Datei zugewiesen wurde, eine E-Mail. Bei mehreren Personen innerhalb dieser Benutzergruppe erhält jeder Einzelne diese E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse. In der E-Mail wird auf das neue Dokument in der Cloud hingewiesen. Außerdem enthält diese einen Link um das entsprechende Dokument herunterladen zu können.

 

E-Mail Benachrichtigung einstellen

Unter „Mein Konto“  können Sie die Einstellungen für Benachrichtigungen überprüfen.

 

Die Optionen, die Sie wählen können, sind:

  • Alle E-Mails - Erhalten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, sowie die Informationen über neue Dokumente
  • Nur Standort E-Mails - Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn jemand eine Datei in Ihren Standort hinzufügt
  • Nur Favoriten - Sie erhalten eine Benachrichtigung nur von Ihren Favoriten
  • Keine E-Mails – Die E-Mail-Benachrichtigung ist deaktiviert
Bearbeitung der Firmendaten

Die Firmeninformationen können Sie über das Icon  "Globale Einstellungen" unter dem Punkt "Firma bearbeiten" aufrufen.

Hier werden die Firmendaten bei Änderungen angepasst. Bei Bedarf kann der Link zur Datenschutzseite eingefügt werden, diesen finden Sie in den systemgenerierten E-Mails.
Ein zusätzlicher Text für die E-Mail kann im Feld "E-Mail footer Text" hinterlegt werden.

 

 

 

Standort anlegen

Sie können Ihren Standort im Cloud-System hinterlegen. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt "Standort anlegen".

 

 

Anschließend füllen Sie das Formular vollständig aus und gehen auf "Speichern", damit der neue Standort hinzugefügt wird.

 

 

Nach der Erstellung des ersten Standortes erhalten Sie die zusätzlichen Optionen, um Ihre Kunden / Mandanten mit Ihren Usern verbinden zu können.

Ab zwei Standorten erhalten Sie unter dem Menüpunkt "Benutzer" eine weitere Drop-Down-Option, um den ausgewählten Benutzer zu einem der Standorte hinzuzufügen.

Wenn Sie einen vorhandenen Standort bearbeiten oder löschen möchten, wählen Sie im Menü "Alle Standorte". Sie werden zu einer Seite mit allen Standorten und Optionen zum Löschen oder Bearbeiten von Informationen.

 

 

Anlage eines neuen Benutzers

Wählen Sie im Menü „Benutzer“ aus, um einen neuen Anwender einzurichten. Für die Anlage eines neuen Benutzers, wählen Sie „Neuer Benutzer“. Füllen Sie das Formular aus und geben Sie den Benutzertyp (Administrator, Moderator oder Mitarbeiter) an.
Damit der Benutzer gesichert wird gehen Sie auf den Button „Speichern“. Anschließend erhält der neue User eine E-Mail (HTML Ansicht) mit einem Link zur Konto-Aktivierung und Anmeldung.

 

Auf der Seite „Alle Benutzer“ werden die bereits hinterlegten Personen aufgelistet. Auf dieser Seite können Sie vorhandene Benutzer bearbeiten oder löschen.

 

Hinzufügen eines neuen Kunden (Kunde / Mandant)

 

Wählen Sie im Menü "Kunden Cloud" aus, damit Sie die vorhanden Kunden aufgelistet bekommen. Anschließend öffnen Sie per Mausklick den Assistenten zum Erstellen eines neuen Kunden, indem Sie auf den Button "Kunde/Mandant Anlegen" gehen.

 

 

Nach Eingabe der grundlegenden Kundendaten wird das Anlegen der Ansprechpartner bzw. das Anlegen des Hauptadministrators für diesen Kunden benötigt. Dieser erhält anschließend die Zugangsdaten per E-Mail. Nach der Einrichtung wird die Cloud automatisch für den Kunden / Mandanten erstellt.

 

 

Kunden / Mandanten in der Cloud

Angelegte Kunden / Mandanten erhalten im System Ihren eigenen Platz.

Um diesen Platz aufrufen zu können, wählen Sie im Menü "Kunden Cloud" aus. Dieser Abschnitt listet Ihnen alle Kunden / Mandanten auf, sowie den Link zur jeweiligen Cloud der Kunden.

 

 

Sie öffnen die Cloud für den ausgewählten Kunden, indem Sie in der Tabelle in der Spalte "Cloud" auf das Cloud-Symbol klicken.

 

Benutzergruppen

Auf der Seite Benutzergruppen gibt es zwei Untermenüpunkte:
Alle Gruppen und Neue Benutzergruppe.

 

 

Sie können eine Benutzergruppe erstellen, indem Sie in Menü „Neue Benutzergruppe“ auswählen.
Wählen Sie zuerst die Kunde aus dem Dropdown-Menü.
In der linken Box-Tabelle befinden sich eine Liste der internen Benutzer und in der rechten Box-Tabelle die Liste der Benutzer ausgewähltes Kunden.
Wählen Sie die Benutzer aus, indem Sie auf das Kontrollkästchen neben ihren Namen klicken.

 

 

Füllen Sie den Benutzergruppennamen in das Formular aus und klicken Sie auf „Speichern“, um die Benutzergruppe zu speichern.

Wenn Sie eine interne Benutzergruppe erstellen wollen, wählen Sie bitte die Registerkarte Internebenutzergruppen.

 

Sie können vorhandene Benutzergruppen bearbeiten oder löschen, indem Sie im Menü Alle Gruppen auswählen. Für den ausgewählten Kunde erhalten Sie eine Liste der vorhandenen Benutzergruppen mit Optionen zum Bearbeiten oder Löschen der Benutzergruppe.

 

Ordner Vorlagen

Wählen Sie „Ordner Vorlagen“ aus dem Menü.

 

 

Erstellen Sie eine neue Ordner Vorlage, indem Sie oben rechts auf die „Neue Vorlagen“ klicken. Füllen Sie auf der nächsten Seite den Vorlagennamen in das Formular ein. Sie können neue Ordner in der Ordnervorlage hinzufügen, indem Sie auf das Plus „+“ Symbol „Neuen Ordner Hinzufügen“ klicken und das Formular mit Ordnername, Ordnerrechten (Alle, Admin) und Dauer (0 für immer) ablegen. Nach dem Hinzufügen gewünschter Ordner können Sie die Ordner Vorlage speichern, indem Sie auf die „Speichern“ klicken.

 

 

Liste der Ordnervorlagen
Auf der Main-Seite der Ordnervorlage befindet sich eine Liste aller erstellten Ordnervorlagen. Vorlagen können nicht bearbeitet, sondern nur gelöscht werden. Wenn Sie eine geänderte Vorlage benötigen, erstellen Sie bitte eine neue.

 

 

Ordner Vorlagen löschen
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um die vorhandene Ordnervorlage zu löschen. Diese Aktion löscht keine Ordner in den Kundencloud.

NAS Speicherplatz

Sie können die Speicherkapazität Ihrer Cloud jederzeit in der rechten Fußzeile überprüfen. Wenn Sie auf diese Stelle klicken, erhalten Sie weitere Informationen.

 

Anschließend werden die Informationen über den gesamten Speicherplatz, sowie freien Speicherplatz und belegten Speicherplatz aufgerufen.

 

Archive

 

Um das Protokoll aller gelöschten Dokumente aufrufen zu können gehen Sie auf das Icon "Archive".
Auf der aufgerufenen Seite erhalten Sie einen Überblick aller gelöschten Dateien. Das Protokoll der Dateiaktionen rufen Sie über den Button "Log" auf.

Kennwort vergessen

Wenn Sie ihr Kennwort vergessen haben, können Sie ein neues Kennwort erhalten, indem Sie auf der Anmeldeseite den Button „Kennwort vergessen“ klicken, wodurch das Fenster mit zwei Optionen geöffnet wird.

 

 

Sie können einen Bestätigungscode entweder per SMS oder per E-Mail erhalten. Wenn Sie die Option „per SMS“ gewählt haben, geben Sie bitte die richtige Mobiltelefonnummer ein. Nachdem Sie den Bestätigungscode eigegeben haben, klicken Sie auf „Code bestätigen“. Sie werden aufgefordert, Ihr neues Passwort in die Felder "Neues Kennwort" und "Kennwort wiederholen" einzugeben. Wählen Sie schließlich „Speichern“, um Ihr neues Passwort zu sichern.

 

Kennwort ändern

 

Sie können das Kennwort ändern, indem Sie im linken Menü "Mein Konto" die Option "Kennwort ändern" auswählen.

 

 

Ändern Sie Fotos von Benutzern

Wählen Sie im linken Menü "Mein Konto". Sie können das Foto des Benutzers ändern, indem Sie auf das Foto / Benutzer-Symbol klicken.
Es öffnet sich das Fenster zum Auswählen eines neuen Profilbildes.  Nachdem Sie ein Foto ausgewählt haben, wird das Foto automatisch in das Benutzerprofil übernommen.

 

Abmeldung vom System

Wählen Sie oben rechts die Option „Abmelden“.