CLOUD-BENUTZERHANDBUCH

Aktivierung des Kontos
Wir freuen uns, Sie in der Cloud begrüßen zu dürfen!

Bitte tragen Sie folgende Informationen ein um Ihr Konto zu aktivieren.

Geben Sie Ihre Handynummer in das Feld ein, die Sie für die Überprüfung verwenden möchten und tragen Sie diese Handynummer wieder im zweiten Feld ein. Sie erhalten eine Nachricht mit dem Aktivierungscode. Wenn Sie Probleme mit der Nachricht haben, können Sie den Aktivierungscode per E-Mail anfordern dann erhalten Sie eine E-Mail mit dem Aktivierungscode.

Falls Sie keine E-Mail bekommen haben, warten Sie bitte ein wenig, und überprüfen Sie ggf. den Spam-Ordner. Wenn Sie immer noch keine E-Mail erhalten, bitte wiederholen Sie das noch einmal.

Nachdem Sie den Code erhalten und eingegeben haben, geben Sie bitte Ihr gewünschtes Kennwort ein und wiederholen Sie das Kennwort. Klicken Sie auf „Konto aktivieren“. Sie erhalten eine Nachricht, dass das Konto aktiviert ist, und klicken Sie dann auf „Cloud“.

Sie werden zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort eingeben müssen. Dann klicken Sie auf „Anmelden“. Damit haben Sie sich erfolgreich angemeldet.
Anmeldung

Geben Sie auf der Anmeldeseite des Cloud-Systems im Feld Benutzername Ihre E-Mail-Adresse und das Kennwort, dass Sie in der E-Mail erhalten haben, im Feld Passwort ein.
Klicken Sie anschließend auf den Button Anmelden, um sich in der Cloud anzumelden.

 

Meine Cloud

 

Neuer Ordner
Bei der Anmeldung im System erhalten Sie einen Einblick in „Meine Cloud“, die in zwei Teile unterteilt ist. Im unteren Teil befindet sich eine Ordnerstruktur mit dem Hauptordner. Durch das Auswählen des Symboles „Neuer Ordner“ können Sie einen Unterordner erstellen. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Ordnernamen vergeben können, anschließend wählen Sie die Zugriffsrechte für den Ordner aus: „Admin“ - der Zugang auf den Ordner beschränkt sich nur auf die Administratoren, „Alle“- der Ordner ist für Jeden freigeschaltet und bei „Nur Besitzer“ - ist dieser nur für den Ersteller das Ordners sichtbar.

Anschließend klicken Sie auf "Speichern", damit der neue Ordner erstellt wird.
Der Ordner befindet sich in der Liste unter Haupt Ordner.

Ordnereinstellungen
Standardmäßig werden nach Erstellung eines neuen Ordners alle Dateien, die in diesem neuen Ordner hochgeladen werden, nach 30 Tagen gelöscht. Um den Zeitraum, die Rechte oder das Löschen dieses Ordners zu bestimmen, wählen Sie unter Aktion das Zahnrad „Ordner Eigenschaften“ aus.
Falls die automatische Dateilöschung nicht erwünscht ist, wählen Sie bitte „Immer“ aus. Bei dieser Einstellung werden die Dateien nicht mehr automatisch entfernt. Außerdem können hier die Rechte für den Ordner (Admin/Alle/Ersteller siehe Punkt „Ordner“ im Benutzerhandbuch) überarbeitet werden. Der Ordner wird über das Icon „Ordner löschen“ entfernt, das sich unten links in den Einstellungen befindet.
Um Einstellungen zu speichern, bitte den Button „Speichern“ betätigen.
Datei Hochladen
Um eine Datei im Cloud-System einzurichten, wählen Sie zunächst im Bereich Ordner den gewünschten "Ordner", in dem die Datei eingerichtet werden soll.

Im oberen Teil des "Meine Cloud-Fensters" befindet sich der Button „Datei Hochladen“. Wenn Sie den Button auswählen, öffnet sich das Fenster um Dateien auszuwählen. Nachdem Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf „Hochladen“. Standardmäßig sind alle Dateien bis zu 30 MB verschlüsselt. Die Verschlüsselung wird bei Dateien, die größer als 30 MB sind, automatisch deaktiviert. Der Dateiname darf keine Sonderzeichen (! + *% $ # ...) enthalten.
Das System erlaubt das Hochladen für die folgenden Datentypen aus Sicherheitsgründen nicht: HTML, EXE, PHP, COM, BAT, BIN (ausführbare Dateien).
Die Dateien werden zum Zeitpunkt der Übertragung verschlüsselt.  Nach Eingang der Datei in der Cloud erhalten Sie die Information "Erfolgreich", somit erscheint die Datei in der Tabelle.
Beim Hochladen einer Datei wird eine ausgehende E-Mail generiert, damit werden die Cloud-Systemadministratoren benachrichtigt, dass eine neue Datei eingerichtet wurde.
Falls dieser Service nicht erwünscht ist, können Sie diesen deaktivieren. Siehe unter Punkt "E-Mail Benachrichtigungen einstellen".  
Dateien
Dateien befinden sich jetzt in dem Ordner, den Sie beim Hochladen ausgewählt haben. Um eine Datei zu bearbeiten, sollte ein Haken im Kästchen gesetzt werden. Dadurch werden drei Optionen sichtbar.

Datei herunterladen/Verschieben nach.. / Datei löschen

  Auf der rechten Seite stehen drei Spalten: „Rechte“ - können Sie die Rechte für bestimmte Dateien auswählen. „Datum“- wann wurde die Datei hochgeladen. „Aktion“ - ermöglicht den Verlauf von Aktionen bzgl. der Datei zu verfolgen.  
Datei Aktionen - Log - Share
Für jede Datei gibt es unter Aktion noch Optionen: Datei Bearbeiten, Log und Share.
Mit „Datei Bearbeiten“ können noch einmal die Rechte für jede einzelne Datei bestimmt werden (d.h. für wem wird die Datei sichtbar sein Admin/Alle/Nur Kanzlei/Nur Ersteller).

Log ist da um die Änderungen bzgl. der Datei zu verfolgen (z.B. wann ist die Datei hochgeladen, wer sie hochgeladen/heruntergeladen hat usw.)

Option Share erlaubt Ihnen eine Datei öffentlich freizuschalten. Bevor Sie das machen bitte Haken unter „Link Share Aktivieren“ setzen.
Kommentare
Einen Kommentar zum Dokument können Sie hinzuzufügen, indem der Dateinamen ausgewählt  wird. Eine weitere Seite wird geöffnet auf der Sie einen Kommentar hinterlassen können. Um einen Kommentar zu erstellen, geben Sie diesen in das Feld "Kommentar eingeben" ein. Bei dieser Aktion wird eine E-Mail generiert und die Administratoren werden über den neuen Kommentar benachrichtigt.  
E-Mail Benachrichtigung einstellen
Unter „Mein Konto“  können Sie die Einstellungen für Benachrichtigungen überprüfen.



Die Optionen, die Sie wählen können, sind:
  • Alle E-Mails - Erhalten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, sowie die Informationen über neue Dokumente und neue Kommentare
  • Meine Cloud - Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn jemand eine Datei in Ihren Bereich „Meine Cloud“ hinzufügt
  • Neues Dokument E-Mail - Sie erhalten eine Benachrichtigung, bei Empfang eines neuen Dokumentes
  • Dokumentfreigabe - bei benötigter Freigabe eines Dokumentes erhalten Sie eine Benachrichtigung
  • Keine E-Mails – Die E-Mail-Benachrichtigung ist deaktiviert
Bearbeitung der Firmendaten
Die Firmeninformationen können Sie über das Icon  "Globale Einstellungen" unter dem Punkt "Firma bearbeiten" aufrufen. Hier werden die Firmendaten bei Änderungen angepasst. Bei Bedarf kann der Link zur Datenschutzseite eingefügt werden, diesen finden Sie in den systemgenerierten E-Mails. Ein zusätzlicher Text für die E-Mail kann im Feld "E-Mail footer Text" hinterlegt werden.  
Rechtehierarchi
Nachfolgend finden Sie eine grafische Darstellung der Rechtehierarchi in der Cloud. Dies teilt sich generell in 2 Bereiche auf:

1. Interner Bereich
2. Externer Bereich


Der Administrator hat Rechte zum Anlegen von Kunden/Mitarbeitern/Mandanten, sowohl Intern als auch extern.

Intern, ist dem Administrator, der Standortadministrator unterstellt (sofern mehrere Firmenstandorte), dieser hat nur die Rechte für Änderungen im jeweiligen Standort.

Extern sind Ihrem Administrator die jeweiligen Kundenadministratoren unterstellt, dieser haben die nötigen Rechte innerhalb der Kanzlei/Firma Änderungen vorzunehmen.
Standort anlegen
Sie können Ihren Standort im Cloud-System hinterlegen. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt "Standort anlegen" über das Icon  „Globale Einstellungen“ aus. Anschließend füllen Sie das Formular vollständig aus und gehen auf "Speichern", damit der neue Standort hinzugefügt wird.
Nach der Erstellung des ersten Standortes erhalten Sie die zusätzlichen Optionen, um Ihre Kunden / Mandanten mit Ihren Usern verbinden zu können.
Ab zwei Standorten erhalten Sie unter dem Menüpunkt "Benutzer" eine weitere Drop-Down-Option, um den ausgewählten Benutzer zu einem der Standorte hinzuzufügen.  
Anlage eines neuen Benutzers


Wählen Sie im Menü „Benutzer“ aus, um einen neuen Anwender einzurichten. Auf der Seite „Benutzer“ werden die bereits hinterlegten Personen aufgelistet. Für die Anlage eines neuen Benutzers, wählen Sie „Neuer Benutzer“ aus und folgen dem 2-Schritte-Assistenten zur Benutzererstellung. Füllen Sie das Formular aus und geben Sie den Benutzertyp (Administrator, Moderator oder Mitarbeiter) an. Damit der Benutzer gesichert wird gehen Sie auf den Button „Speichern“. Anschließend erhält der neue User eine E-Mail (HTML Ansicht) mit einem Link zur Konto-Aktivierung und Anmeldung.  
Hinzufügen eines neuen Kunden (Kunde / Mandant)
Wählen Sie im Menü "Kunde / Mandant" aus, damit Sie die vorhanden Kunden aufgelistet bekommen. Anschließend öffnen Sie per Mausklick den Assistenten zum Erstellen eines neuen Kunden, indem Sie auf den Button "Neuer Kunde / Mandant" gehen.

Nach Eingabe der grundlegenden Kundendaten wird das Anlegen der Ansprechpartner bzw. das Anlegen des Hauptadministrators für diesen Kunden benötigt. Dieser erhält anschließend die Zugangsdaten per E-Mail. Nach der Einrichtung wird die Cloud automatisch für den Kunden / Mandanten erstellt.  
Kunden / Mandanten in der Cloud
Angelegte Kunden / Mandanten erhalten im System Ihren eigenen Platz.



Um diesen Platz aufrufen zu können, wählen Sie im Menü "Kunden / Mandanten Cloud" aus. Dieser Abschnitt listet Ihnen alle Kunden / Mandanten auf, sowie den Link zur jeweiligen Cloud der Kunden.
Die Cloud für den ausgewählten Kunden öffnen Sie durch das Bestätigen der Taste "Kunden / Mandantencloud".  
Dokumentenfreigabe
Dokumente, die von einem Mitarbeiter in der Cloud angelegt werden, müssen von einem Moderator (= Unteradministrator) oder Administrator freigegeben werden, damit sie vom Kunden / Mandanten empfangen werden können. Nachdem der Mitarbeiter ein Dokument in der Cloud vom Kunden / Mandanten angelegt hat, erhält der Moderator die Information über die Dokumentenfreigabe per E-Mail.

Dokumente, die zur Freigabe bereitgestellt werden, befinden sich unter dem Menüpunkt "Freizugeben".
Jeder Kunde / Mandant verfügt über eine eigene Tabelle mit den freizugebenden Dateien.
Durch Auswählen der Überschrift "Kunde / Mandant" wird eine Auflistung der Dateien geöffnet.
In dieser Liste mit dem Dateinamen, befindet sich eine Spalte "Rechte". In dieser wird die Gruppe ausgewählt. Für die ausgewählte Gruppe wird anschließend die Datei sichtbar. Wenn -Alle- ausgewählt wird, wird für jeden Benutzer die Datei sichtbar. Bei - Admin- wird die Datei nur für den Kundenadministratoren freigeschaltet.

Nachdem eine Benutzergruppe ausgewählt wurde, muss die Einstellung gespeichert werden, indem die Taste "Speichern" angeklickt wird und anschließend noch einmal bestätigt wird. Nach der Veröffentlichung bzw. Freigabe der Datei erhält die entsprechende Benutzergruppe, der diese Datei zugewiesen wurde, eine E-Mail. Bei mehreren Personen innerhalb dieser Benutzergruppe erhält jeder Einzelne diese E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse. In der E-Mail wird auf das neue Dokument in der Cloud hingewiesen. Außerdem enthält diese einen Link um das entsprechende Dokument herunterladen zu können.
 
NAS Speicherplatz


Zur Überprüfung der Speicherplatzkapazität Ihrer Cloud wählen Sie das Icon "
Nas Speicherplatz" aus, welches sich oben rechts befindet. Anschließend werden die Informationen über den gesamten Speicherplatz, sowie freien Speicherplatz und belegten Speicherplatz aufgerufen.  
Archive
p style="text-align: center;"> Um das Protokoll aller gelöschten Dokumente aufrufen zu können gehen Sie auf das Icon "Archive". Dieses befindet sich rechts neben dem Icon  "Nas Speicherplatz".
Auf der aufgerufenen Seite erhalten Sie einen Überblick aller gelöschten Dateien.
Das Protokoll der Dateiaktionen rufen Sie über den Button "Log" auf.
Kennwort vergessen

Wenn Sie ihr Kennwort vergessen haben, können Sie ein neues Kennwort erhalten, indem Sie auf der Anmeldeseite den Button „Kennwort vergessen“ klicken, wodurch das Fenster mit zwei Optionen geöffnet wird. Sie können einen Bestätigungscode entweder per SMS oder per E-Mail erhalten. Wenn Sie die Option „per SMS“ gewählt haben, geben Sie bitte die richtige Mobiltelefonnummer ein. Nachdem Sie den Bestätigungscode eigegeben haben, klicken Sie auf „Code bestätigen“. Sie werden aufgefordert, Ihr neues Passwort in die Felder "Kennwort auswählen" und "Kennwort bestätigen" einzugeben. Wählen Sie schließlich „Speichern“, um Ihr neues Passwort zu sichern.

 
Kennwort ändern
Sie können das Kennwort ändern, indem Sie im linken Menü "Mein Konto" die Option "Kennwort ändern" auswählen.  
Ändern Sie Fotos von Benutzern
Wählen Sie im linken Menü "Mein Konto". Sie können das Foto des Benutzers ändern, indem Sie auf das Foto / Benutzer-Symbol klicken. Es öffnet sich das Fenster zum Auswählen eines neuen Profilbildes.  Nachdem Sie ein Foto ausgewählt haben, wird das Foto automatisch in das Benutzerprofil übernommen.  
Abmeldung vom System
Wählen Sie oben rechts die Option „Abmelden“.